Apparatuur voor mobiele medewerkers

Welke apparatuur heeft een mobiele medewerker nodig?

De juiste apparatuur voor mobiele medewerkers hangt sterk af van het werk dat iemand doet.

Een administratief medewerker heeft meestal andere apparatuur nodig dan een accountmanager, consultant, monteur of buitendienstmedewerker. Toch zijn er een aantal onderdelen die in vrijwel iedere mobiele werkplek terugkomen.

Denk aan:

• laptop;
• smartphone;
• headset;
• webcam;
• dockingstation;
• extern scherm;
• toetsenbord en muis;
• eventueel een tablet;
• veilige tas of beschermhoes;
• betrouwbare internetverbinding.

Het doel is niet om iedere medewerker zoveel mogelijk apparaten te geven. Het doel is om medewerkers precies de middelen te geven die nodig zijn om veilig en productief te werken.

Laptop voor mobiele medewerkers

Voor veel medewerkers is de laptop het belangrijkste werkapparaat.

Een goede zakelijke laptop moet betrouwbaar zijn, voldoende snel werken en veilig beheerd kunnen worden. Voor mobiel werken zijn vooral accuduur, gewicht, schermkwaliteit, beveiliging en aansluiting op Microsoft 365 belangrijk.

Waar moet u op letten?

Let bij een zakelijke laptop voor mobiele medewerkers op:

• voldoende werkgeheugen;
• snelle opslag;
• goede accuduur;
• degelijk toetsenbord;
• webcam en microfoon;
• ondersteuning voor Windows 11;
• versleuteling;
• beheer via Microsoft Intune of MDM;
• garantie en ondersteuning.

Een goedkope laptop lijkt aantrekkelijk, maar kan duurder worden wanneer medewerkers tijd verliezen door traagheid, storingen of beperkte levensduur.

Smartphone voor zakelijke toegang

De smartphone is voor veel medewerkers een vast onderdeel van de mobiele werkplek.

Medewerkers gebruiken hun telefoon voor:

• e-mail;
• agenda;
• Teams;
• MFA;
• bellen;
• foto’s;
• apps;
• documenten bekijken.

Daarom moet een smartphone niet alleen praktisch zijn, maar ook veilig.

Zakelijke smartphone of privételefoon?

Een bedrijf kan kiezen voor zakelijke smartphones of BYOD, waarbij medewerkers hun eigen telefoon gebruiken.

Beide opties kunnen werken, maar ze vragen om andere afspraken.

Bij zakelijke smartphones heeft de organisatie meer controle. Bij privételefoons is privacy belangrijker en moet goed worden vastgelegd wat de werkgever wel en niet mag beheren.

Tablet voor mobiel werken

Een tablet is niet voor iedere medewerker nodig, maar kan in sommige functies heel waardevol zijn.

Tablets worden vaak gebruikt door:

• buitendienstmedewerkers;
• monteurs;
• zorgmedewerkers;
• verkoopmedewerkers;
• projectmedewerkers;
• medewerkers op locatie.

Een tablet is handig wanneer iemand snel informatie moet bekijken, formulieren moet invullen, foto’s moet maken of klantinformatie nodig heeft zonder een volledige laptop te gebruiken.

Tablet of laptop?

Een tablet is vooral geschikt voor lezen, registreren en eenvoudige invoer.

Een laptop is beter geschikt voor langdurig typen, uitgebreide documenten, administratie en complexere applicaties.

Voor sommige functies is een combinatie van laptop en tablet logisch. Voor andere functies is dat overbodig.

Headset en audio

Een goede headset wordt vaak onderschat.

Mobiele medewerkers overleggen veel via Teams, bellen onderweg of werken op plekken met achtergrondgeluid. Slechte audio zorgt dan voor frustratie, miscommunicatie en vermoeidheid.

Een goede zakelijke headset heeft:

• duidelijke microfoon;
• goede geluidskwaliteit;
• draagcomfort;
• eventueel noise cancelling;
• goede accuduur;
• ondersteuning voor Teams of andere belsoftware.

Voor medewerkers die vaak bellen of vergaderen is een goede headset geen luxe, maar basisapparatuur.

Webcam en beeldkwaliteit

Veel laptops hebben een ingebouwde webcam. Toch is de kwaliteit niet altijd voldoende.

Voor medewerkers die veel online overleggen, trainingen geven of klantgesprekken voeren, kan een betere webcam nuttig zijn.

Goede beeldkwaliteit draagt bij aan een professionelere uitstraling.

Let op:

• resolutie;
• lichtcorrectie;
• microfoonkwaliteit;
• privacyklepje;
• plaatsing op het scherm.

Dockingstation

Een dockingstation maakt mobiel werken op kantoor of thuis veel prettiger.

Een medewerker sluit de laptop aan op één kabel en gebruikt direct:

• extra scherm;
• toetsenbord;
• muis;
• netwerk;
• oplader;
• headset;
• webcam.

Voor hybride werkplekken is een dockingstation vaak een slimme investering.

Het voorkomt gedoe met losse kabels en maakt het eenvoudiger om tussen thuis en kantoor te wisselen.

Extern scherm

Langdurig werken op alleen een laptopscherm is niet ideaal.

Een extern scherm zorgt voor:

• betere werkhouding;
• meer overzicht;
• minder belasting van nek en ogen;
• hogere productiviteit.

Voor medewerkers die veel documenten, e-mail, planningen of applicaties tegelijk gebruiken, is een extra scherm vaak bijna onmisbaar.

Toetsenbord en muis

Een los toetsenbord en een goede muis lijken kleine zaken, maar maken veel verschil.

Vooral thuiswerkers en hybride medewerkers werken vaak langer achter elkaar. Dan is ergonomie belangrijk.

Een goed ingerichte mobiele werkplek voorkomt klachten en verhoogt het werkcomfort.

Internetverbinding

Zonder goede verbinding heeft mobiele apparatuur weinig waarde.

Mobiele medewerkers gebruiken vaak verschillende verbindingen:

• kantoorwifi;
• thuiswifi;
• 4G;
• 5G;
• hotspot;
• gastnetwerken;
• openbare wifi.

Niet iedere verbinding is veilig of betrouwbaar.

Daarom moeten organisaties duidelijke afspraken maken over openbare wifi, VPN, mobiele databundels en veilig gebruik van netwerken. Meer hierover staat bij mobiele beveiliging.

Beveiligingsaccessoires

Sommige accessoires dragen direct bij aan veiligheid.

Denk aan:

• privacyscherm voor laptop;
• laptopslot;
• beschermhoes;
• veilige laptoptas;
• webcamcover;
• hardwarebeveiligingssleutel;
• sterke opladers en kabels;
• tracking of assetlabels.

Deze accessoires zijn niet altijd nodig, maar kunnen bij bepaalde functies verstandig zijn.

Een medewerker die veel onderweg is, heeft andere risico’s dan iemand die vooral thuiswerkt.

Apparatuur beheren

Apparatuur uitdelen is één ding. Apparatuur beheren is iets anders.

Zodra meerdere medewerkers laptops, smartphones en tablets gebruiken, moet duidelijk zijn:

• wie welk apparaat gebruikt;
• wanneer het apparaat is aangeschaft;
• welke garantie geldt;
• welke apps geïnstalleerd zijn;
• of het apparaat beveiligd is;
• wat er gebeurt bij verlies;
• wanneer vervanging nodig is.

Zonder beheer ontstaat al snel rommel.

Voor MKB-bedrijven is een eenvoudige inventarisatie vaak al een grote stap vooruit.

Apparatuur en Microsoft Intune

Met Microsoft Intune kunnen organisaties laptops, smartphones en tablets centraal beheren.

Daarmee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd:

• of apparaten voldoen aan beleid;
• of versleuteling actief is;
• of updates worden uitgevoerd;
• welke apparaten toegang hebben;
• of zakelijke apps beschikbaar zijn;
• of toegang geblokkeerd moet worden.

Voor mobiele medewerkers is dit belangrijk, omdat zij vaak buiten het kantoor werken en apparaten meenemen naar verschillende locaties.

Apparatuur voor verschillende functies

Niet iedere medewerker heeft dezelfde werkplek nodig.

Kantoormedewerker

Vaak nodig:

• laptop;
• dockingstation;
• extern scherm;
• toetsenbord;
• muis;
• headset.

Consultant of adviseur

Vaak nodig:

• lichte laptop;
• smartphone;
• goede accuduur;
• headset;
• mobiele databundel;
• veilige toegang tot documenten.

Buitendienstmedewerker

Vaak nodig:

• smartphone;
• tablet;
• stevige hoes;
• mobiele databundel;
• eenvoudige apps;
• eventueel rugged device.

Directie of ondernemer

Vaak nodig:

• laptop;
• smartphone;
• Teams;
• Outlook;
• veilige toegang;
• MFA;
• snelle ondersteuning.

Door apparatuur af te stemmen op functie voorkomt u onnodige kosten en frustratie.

Veelgemaakte fouten bij apparatuur voor mobiel werken

Alleen naar aanschafprijs kijken

Goedkope apparatuur kan duurder worden door storingen, traagheid en kortere levensduur.

Geen standaardisatie

Wanneer iedereen andere apparaten gebruikt, wordt beheer ingewikkelder.

Geen vervangingsbeleid

Oude apparaten blijven te lang in gebruik.

Geen beveiliging meenemen

Apparaten krijgen toegang tot bedrijfsgegevens zonder goed beheer.

Privéapparaten zonder afspraken toestaan

BYOD kan werken, maar niet zonder beleid.

Geen accessoires leveren

Een laptop zonder goede headset, dockingstation of scherm kan de productiviteit beperken.

Hoe kiest u de juiste apparatuur?

Begin niet met merken of modellen.

Begin met de functie van de medewerker.

Stel vragen zoals:

• Waar werkt deze medewerker?
• Welke applicaties worden gebruikt?
• Hoe vaak wordt er gereisd?
• Wordt er veel gebeld of vergaderd?
• Zijn er klantgesprekken?
• Zijn er privacyrisico’s?
• Is beheer via Intune nodig?
• Wordt een privéapparaat gebruikt?

Daarna kunt u bepalen welke apparatuur echt nodig is.

Checklist: apparatuur voor mobiele medewerkers

Controleer minimaal:

• Heeft iedere medewerker passende apparatuur?
• Is bekend wie welk apparaat gebruikt?
• Zijn laptops geschikt voor Windows 11?
• Zijn apparaten versleuteld?
• Is MFA actief?
• Zijn smartphones bekend en beheerd?
• Zijn accessoires geregeld?
• Is er beleid voor privéapparaten?
• Is er een vervangingsbeleid?
• Wordt apparatuur centraal geregistreerd?

Wilt u breder controleren of uw mobiele werkplek goed is ingericht? Gebruik dan de Mobiele Werkplek Checklist.

Download de Mobiele Werkplek Checklist

Conclusie

Goede apparatuur is de basis van een betrouwbare mobiele werkplek. Een laptop, smartphone of tablet moet passen bij het werk van de medewerker en veilig gebruikt kunnen worden.

Voor MKB-bedrijven is het belangrijk om niet alleen naar apparaten te kijken, maar ook naar beheer, beveiliging, accessoires en vervanging.

De beste keuze is niet altijd de duurste of goedkoopste oplossing, maar de oplossing die past bij de functie, werklocatie en risico’s.

Met passende apparatuur, duidelijke afspraken en goed beheer kunnen mobiele medewerkers veilig en efficiënt werken.