MDM implementatie voor het MKB

Wat betekent MDM implementatie voor het MKB?

MDM staat voor Mobile Device Management. Bij een MDM implementatie richt u in hoe mobiele apparaten toegang krijgen tot bedrijfsgegevens, welke beveiliging verplicht is en hoe apparaten worden beheerd wanneer er iets verandert.

Voor veel MKB-bedrijven begint MDM niet als groot IT-project. Het begint meestal met praktische vragen:

• welke telefoons, tablets en laptops hebben toegang tot Microsoft 365;
• welke apparaten zijn zakelijk en welke zijn prive;
• is MFA overal actief;
• wat gebeurt er bij verlies of diefstal;
• hoe wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding;
• welke gegevens mogen op priveapparaten staan.

Een goede MDM implementatie maakt deze vragen concreet. De techniek volgt daarna pas.

Wanneer is een MDM implementatie nodig?

MDM wordt belangrijk zodra medewerkers met meerdere apparaten werken of zakelijke gegevens buiten kantoor gebruiken. Denk aan Outlook op smartphones, Teams op tablets, OneDrive op laptops en Microsoft Authenticator op priveapparaten.

Een MKB-bedrijf heeft vooral MDM nodig wanneer:

• niet duidelijk is welke apparaten toegang hebben;
• oude toestellen of laptops blijven gekoppeld;
• medewerkers eigen telefoons gebruiken voor werk;
• zakelijke data op onbeheerde apparaten terechtkomt;
• er geen vaste procedure is bij verlies;
• Microsoft 365 wel gebruikt wordt, maar apparaatbeheer ontbreekt.

MDM is dan geen luxe, maar een manier om grip te krijgen op toegang, beveiliging en verantwoordelijkheid.

Stap 1: inventariseer apparaten en gebruikers

Begin met overzicht. Zonder inventarisatie is niet duidelijk wat er beheerd moet worden.

Breng minimaal in kaart:

• welke smartphones, tablets en laptops zakelijk worden gebruikt;
• welke apparaten eigendom zijn van het bedrijf;
• welke priveapparaten toegang hebben tot zakelijke apps;
• welke gebruikers toegang hebben tot Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint;
• welke apparaten verouderd zijn;
• welke apparaten kwijt, vervangen of niet meer in gebruik zijn.

Deze stap lijkt eenvoudig, maar levert vaak direct risico’s op die eerder onzichtbaar waren.

Stap 2: bepaal beleid voor toegang en beveiliging

Een MDM implementatie werkt alleen goed als duidelijk is wat u wilt afdwingen. Beleid bepaalt welke apparaten toegang krijgen en onder welke voorwaarden.

Denk aan afspraken over:

• pincode of wachtwoord;
• automatische schermvergrendeling;
• versleuteling;
• updates;
• MFA;
• jailbreak of root blokkeren;
• zakelijke apps beschermen;
• toegang blokkeren bij onveilige apparaten.

Voor MKB-bedrijven is het verstandig om klein te starten. Begin met basisbeveiliging die goed uitlegbaar is voor medewerkers.

Stap 3: kies MDM, MAM of Microsoft Intune

Veel organisaties gebruiken Microsoft Intune als MDM-oplossing, vooral wanneer Microsoft 365 al de basis is. Intune kan apparaten, apps, instellingen en toegang centraal beheren.

Toch is volledig apparaatbeheer niet altijd nodig. Bij BYOD, waarbij medewerkers hun eigen telefoon gebruiken, kan Mobile Application Management soms beter passen. Dan worden vooral zakelijke apps en gegevens beschermd, niet het hele apparaat.

De keuze hangt af van:

• zakelijke of priveapparaten;
• gevoeligheid van bedrijfsgegevens;
• Microsoft 365-licenties;
• privacyafspraken;
• ondersteuning die het bedrijf wil bieden;
• hoeveel beheer intern beschikbaar is.

Lees ook de uitleg over Mobile Device Management en wat MDM betekent.

Stap 4: start met basisbeleid

Een veelgemaakte fout is dat bedrijven direct te veel willen regelen. Daardoor wordt MDM zwaar, traag en onduidelijk.

Een praktische eerste inrichting bestaat vaak uit:

• MFA verplicht stellen;
• apparaten registreren;
• minimale beveiliging afdwingen;
• oude apparaten opschonen;
• zakelijke apps beschermen;
• remote wipe of selective wipe voorbereiden;
• een procedure bij verlies vastleggen.

Daarna kan beleid stap voor stap worden uitgebreid.

Stap 5: communiceer met medewerkers

MDM raakt medewerkers direct. Zij willen weten wat de organisatie beheert, wat prive blijft en waarom bepaalde beveiliging nodig is.

Leg daarom duidelijk uit:

• waarom apparaatbeheer wordt ingevoerd;
• welke apparaten onder beleid vallen;
• welke gegevens beschermd worden;
• wat de werkgever wel en niet kan zien;
• wat medewerkers moeten doen bij verlies;
• waar zij hulp kunnen krijgen.

Goede communicatie voorkomt weerstand en supportvragen.

Veelgemaakte fouten bij MDM implementatie

Beginnen zonder inventarisatie

Dan wordt beleid ingericht zonder te weten welke apparaten en gebruikers werkelijk risico vormen.

Te streng starten

Als medewerkers ineens niet meer kunnen werken, ontstaat weerstand. Begin met basisbeveiliging en bouw daarna verder.

BYOD behandelen als zakelijke apparaten

Priveapparaten vragen om zorgvuldige privacyafspraken. Soms past appbeheer beter dan volledig apparaatbeheer.

Geen procedure bij verlies

Juist bij verlies of diefstal moet duidelijk zijn wie wat doet en hoe snel toegang wordt geblokkeerd.

Geen periodieke controle

Apparaten, gebruikers en risico’s veranderen. MDM vraagt daarom om beheer, niet alleen om een eenmalige inrichting.

MDM implementatie checklist

Wilt u snel controleren of uw organisatie klaar is voor MDM? Gebruik dan de MDM Implementatie Checklist.

De checklist helpt bij het beoordelen van:

• apparaten en gebruikers;
• apparaatregistratie;
• beveiligingsbeleid;
• MDM en MAM;
• Apple Business Manager;
• Samsung Knox;
• remote wipe;
• compliance;
• beheerafspraken.

Download de MDM Implementatie Checklist

Wanneer hulp inschakelen?

Hulp is verstandig wanneer u niet zeker weet welke apparaten toegang hebben, wanneer Intune al aanwezig is maar niet goed is ingericht, of wanneer BYOD zonder duidelijke afspraken is ontstaan.

Mobiele Zaken is een kennisplatform van Process 2 IT Consultancy. Wij kijken naar MDM vanuit de praktijk van het MKB: werkplekken, Microsoft 365, gebruikers, beveiliging en beheer moeten samen kloppen.

Gratis apparaatbeheer scan aanvragen