Mobile Device Management (MDM).

Wat is Mobile Device Management?

Mobile Device Management, meestal afgekort als MDM, is een verzamelnaam voor oplossingen waarmee organisaties mobiele apparaten centraal kunnen beheren. Denk aan smartphones, tablets, laptops en soms ook andere zakelijke apparaten.

Met MDM kunnen bedrijven apparaten registreren, instellingen toepassen, beveiligingsregels afdwingen, apps beheren en apparaten blokkeren of wissen wanneer dat nodig is.

Voor veel MKB-bedrijven wordt dit steeds belangrijker. Medewerkers werken niet meer alleen op kantoor, maar ook thuis, onderweg en bij klanten. Daardoor hebben steeds meer apparaten toegang tot e-mail, documenten, Teams, SharePoint, OneDrive en andere bedrijfsgegevens.

Zonder centraal beheer ontstaat al snel onduidelijkheid. Welke apparaten hebben toegang? Zijn ze goed beveiligd? Zijn oude apparaten nog gekoppeld? Wat gebeurt er als een telefoon kwijt raakt?

MDM helpt om daar grip op te krijgen. Op deze pagina leest u hoe MDM implementatie, beleid, apparaatbeheer en beveiliging samenkomen voor het MKB.

Waarom is MDM belangrijk voor het MKB?

Veel MKB-bedrijven starten eenvoudig. Er worden laptops gekocht, medewerkers installeren hun apps en smartphones worden toegevoegd aan e-mail en Teams. In het begin lijkt dat prima te werken.

Maar zodra een bedrijf groeit, ontstaan vragen.

Wie beheert de apparaten?

Welke beveiligingsinstellingen gelden?

Wat gebeurt er bij verlies?

Hoe wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding?

Zijn privéapparaten toegestaan?

MDM geeft organisaties een centrale manier om apparaten en toegang beter te beheren.

Meer overzicht

Met MDM ziet een organisatie welke apparaten geregistreerd zijn en toegang hebben tot bedrijfsgegevens.

Dat voorkomt dat oude of onbekende apparaten toegang blijven houden.

Betere beveiliging

Beleid kan centraal worden toegepast. Denk aan schermvergrendeling, encryptie, minimale softwareversies en beveiligingsinstellingen.

Minder handmatig beheer

Instellingen hoeven niet meer per apparaat handmatig te worden aangepast.

Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.

Sneller reageren bij incidenten

Bij verlies of diefstal kan toegang snel worden geblokkeerd of kunnen zakelijke gegevens worden verwijderd.

Welke apparaten vallen onder MDM?

MDM wordt vaak gekoppeld aan smartphones, maar het onderwerp is breder.

Smartphones

Smartphones zijn voor veel medewerkers een belangrijk werkapparaat geworden. Ze gebruiken e-mail, agenda, Teams, authenticator-apps en soms ook bedrijfsapplicaties.

MDM helpt om zakelijke toegang op smartphones beter te beveiligen.

Tablets

Tablets worden gebruikt in de zorg, bouw, buitendienst, onderwijs en verkoop. Ze zijn handig, maar bevatten vaak toegang tot bedrijfsinformatie.

Ook tablets moeten daarom worden beheerd.

Laptops

Veel MDM-oplossingen ondersteunen ook laptops. Vooral Windows-laptops en macOS-apparaten kunnen centraal worden beheerd via moderne beheeroplossingen.

Privéapparaten

Bij BYOD gebruiken medewerkers hun eigen apparaat voor werk. MDM of aanvullende app-beheeroplossingen kunnen helpen om zakelijke gegevens beter te beschermen zonder privégebruik onnodig te verstoren.

Wat kunt u met MDM?

MDM biedt meerdere functies die samen zorgen voor meer controle over mobiele apparaten.

Apparaten registreren

Apparaten worden toegevoegd aan de beheeromgeving. Daardoor ontstaat een overzicht van actieve apparaten.

Beveiligingsbeleid afdwingen

Organisaties kunnen minimale eisen instellen, zoals schermvergrendeling, encryptie, pincode, updates en toegangsvoorwaarden.

Apps beheren

Zakelijke apps kunnen beschikbaar worden gesteld of verplicht worden geïnstalleerd.

Denk aan Outlook, Teams, OneDrive, Microsoft Authenticator en andere bedrijfsapps.

Toegang beperken

Apparaten die niet voldoen aan het beleid kunnen worden geblokkeerd of beperkt.

Apparaten blokkeren of wissen

Bij verlies, diefstal of uitdiensttreding kan toegang worden ingetrokken. In sommige gevallen kunnen zakelijke gegevens op afstand worden verwijderd.

MDM implementatie voor het MKB

Een goede MDM implementatie begint met overzicht. Breng eerst in kaart welke smartphones, tablets en laptops toegang hebben tot zakelijke e-mail, Teams, OneDrive, SharePoint en andere bedrijfsgegevens.

Daarna bepaalt u welk beleid nodig is voor beveiliging, toegang, updates, verlies van apparaten, BYOD en uitdiensttreding. Voor Microsoft 365-omgevingen is Microsoft Intune vaak een logische oplossing om MDM en MAM praktisch in te richten.

Voor MKB-bedrijven werkt MDM het best wanneer de implementatie klein en controleerbaar start:

• apparaten en gebruikers inventariseren;
• basisbeleid voor pincode, updates en encryptie bepalen;
• zakelijke apps zoals Outlook, Teams en OneDrive beveiligen;
• afspraken maken over BYOD en privacy;
• procedures bij verlies, diefstal en uitdiensttreding vastleggen;
• periodiek controleren of apparaten nog voldoen.

Gebruik de MDM Implementatie Checklist om deze stappen praktisch te controleren.

MDM versus MAM

MDM en MAM worden vaak door elkaar gehaald.

MDM

MDM staat voor Mobile Device Management.

Hierbij ligt de nadruk op het beheren van het apparaat.

Voorbeelden:

• apparaat registreren;
• pincode afdwingen;
• encryptie controleren;
• apparaat blokkeren;
• apparaat wissen.

MAM

MAM staat voor Mobile Application Management.

Hierbij ligt de nadruk op het beheren van zakelijke apps en gegevens binnen die apps.

Voorbeelden:

• Outlook-beleid toepassen;
• kopiëren van zakelijke data beperken;
• zakelijke gegevens verwijderen uit apps;
• privégegevens ongemoeid laten.

In de praktijk combineren veel organisaties MDM en MAM.

Apple Business Manager

Voor organisaties met iPhones, iPads of Macs kan Apple Business Manager belangrijk zijn.

Apple Business Manager helpt bij:

• automatische apparaatregistratie;
• centraal beheer van Apple-apparaten;
• eenvoudige uitrol;
• betere scheiding tussen organisatie en gebruiker.

Wanneer Apple-apparaten zakelijk worden ingezet, is het verstandig om Apple Business Manager mee te nemen in de MDM-strategie.

Samsung Knox

Samsung Knox biedt extra beheer- en beveiligingsmogelijkheden voor Samsung-apparaten.

Voor organisaties die veel Samsung-smartphones of tablets gebruiken, kan Knox helpen bij:

• veilige configuratie;
• zakelijke instellingen;
• apparaatregistratie;
• extra beveiliging;
• integratie met MDM-oplossingen.

Samsung Knox is vooral relevant wanneer Android-apparaten structureel zakelijk worden gebruikt.

Veelgemaakte fouten bij MDM

Starten zonder beleid

Veel organisaties beginnen met techniek voordat duidelijk is welke regels moeten gelden.

Alles tegelijk willen beheren

Een goede MDM-implementatie begint meestal met de belangrijkste risico’s.

Niet met alles tegelijk.

Geen gebruikerscommunicatie

Medewerkers moeten begrijpen waarom apparaten worden beheerd en wat dit wel en niet betekent.

Geen aandacht voor BYOD

Privéapparaten vragen om andere afspraken dan zakelijke apparaten.

Geen periodieke controle

MDM is geen eenmalige inrichting. Apparaten, gebruikers en beleid veranderen voortdurend.

Wanneer is MDM interessant?

MDM wordt interessant zodra meerdere medewerkers werken met apparaten die toegang hebben tot bedrijfsgegevens.

Dat moment komt vaak eerder dan ondernemers denken.

MDM is vooral relevant wanneer:

• medewerkers mobiel werken;
• zakelijke smartphones worden gebruikt;
• laptops buiten kantoor worden gebruikt;
• BYOD wordt toegestaan;
• Microsoft 365 wordt gebruikt;
• beveiliging belangrijker wordt;
• overzicht ontbreekt.

Voor kleine bedrijven kan een eenvoudige inrichting al voldoende zijn. Voor groeiende organisaties wordt MDM vaak een noodzakelijke basis.

MDM sluit direct aan op een veilige mobiele werkplek voor het MKB en bredere mobiele beveiliging.

Herkenbare praktijksituaties

MDM wordt vaak pas urgent als er iets gebeurt: een medewerker vertrekt, een telefoon raakt kwijt, een oude laptop blijft toegang houden of prive en zakelijk gebruik lopen door elkaar.

Voorbeeld 1: oude apparaten blijven gekoppeld

Een medewerker krijgt een nieuwe telefoon, maar de oude telefoon blijft nog toegang houden tot Outlook, Teams of bedrijfsbestanden. Zonder centraal apparaatbeheer is vaak niet duidelijk of dat apparaat nog veilig is.

Voorbeeld 2: BYOD zonder afspraken

Medewerkers gebruiken hun eigen smartphone voor werk. Dat kan prima, maar alleen als duidelijk is welke zakelijke data beschermd wordt en wat de werkgever wel en niet beheert.

Voorbeeld 3: Intune is aanwezig, maar niet ingericht

Veel organisaties hebben via Microsoft 365 al toegang tot beheerfuncties, maar gebruiken die nog niet structureel. Dan is de eerste stap niet direct een groot project, maar een praktische inventarisatie.

Praktische MDM-aanpak

MDM werkt alleen goed wanneer het aansluit op de manier waarop medewerkers apparaten echt gebruiken. Daarom begint een MDM-traject bij Mobiele Zaken met inzicht in apparaten, bedrijfsdata, Microsoft 365-toegang en risico’s. Daarna wordt pas gekozen welke vorm van beheer nodig is.

1. Apparaten inventariseren

Smartphones, tablets, laptops, oude toestellen, privéapparaten en gedeelde apparaten worden apart bekeken.

2. Toegang en bedrijfsdata beoordelen

We controleren welke apparaten toegang hebben tot Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint en andere bedrijfsgegevens.

3. MDM of MAM kiezen

Zakelijke apparaten vragen vaak om apparaatbeheer. Bij BYOD kan appbeheer soms beter passen bij privacy en proportionaliteit.

4. Beleid eenvoudig houden

De eerste inrichting richt zich op de belangrijkste risico’s: schermvergrendeling, updates, MFA, appbeleid, verlies en uitdiensttreding.

5. Testen en beheren

Een MDM-inrichting moet getest worden en daarna periodiek worden gecontroleerd op oude apparaten, foutmeldingen en uitzonderingen.

MDM Implementatie Checklist

Wilt u weten of uw organisatie klaar is voor Mobile Device Management?

Download dan de MDM Implementatie Checklist.

Deze checklist helpt bij het controleren van:

• apparaten;
• gebruikers;
• beveiligingsbeleid;
• Microsoft 365;
• Intune;
• BYOD;
• procedures bij verlies;
• beheerafspraken.