Wat is MDM?

Wat betekent MDM?

MDM is de afkorting van Mobile Device Management.

In het Nederlands wordt dit vaak vertaald als mobiel apparaatbeheer of centraal apparaatbeheer.

Met MDM beheert een organisatie apparaten die toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Denk aan smartphones, tablets, laptops en soms ook andere zakelijke apparaten.

Het doel van MDM is niet om medewerkers te controleren, maar om bedrijfsgegevens beter te beschermen en apparaten beheersbaar te houden.

Een organisatie kan met MDM bijvoorbeeld bepalen:

• welke apparaten toegang hebben;
• welke beveiligingsinstellingen verplicht zijn;
• welke apps beschikbaar zijn;
• wat er gebeurt bij verlies of diefstal;
• of een apparaat voldoet aan beleid;
• of zakelijke gegevens op afstand verwijderd kunnen worden.

Waarom is MDM belangrijk?

Veel bedrijven werken tegenwoordig mobiel. Medewerkers gebruiken laptops thuis, lezen e-mail op hun smartphone en werken via Teams of SharePoint vanaf verschillende locaties.

Dat is handig, maar brengt ook risico’s met zich mee.

Zonder MDM is vaak niet duidelijk:

• welke apparaten toegang hebben tot bedrijfsgegevens;
• of apparaten goed beveiligd zijn;
• of oude apparaten nog gekoppeld zijn;
• of privéapparaten zakelijke data bevatten;
• wat er gebeurt als een toestel kwijt raakt.

MDM helpt organisaties om dat overzicht terug te krijgen.

MDM in gewone taal

Een eenvoudige manier om MDM uit te leggen:

MDM is het beheersysteem waarmee een organisatie apparaten veilig en centraal kan aansturen.

Vergelijk het met een sleutelbeheerder. Zonder overzicht weet u niet wie welke sleutel heeft. Met MDM weet u beter welke apparaten toegang hebben tot uw digitale omgeving.

Als een medewerker een smartphone gebruikt voor zakelijke e-mail, dan is dat apparaat een toegangspoort tot uw bedrijf. MDM helpt om die toegangspoort te beveiligen.

Wat kunt u met MDM?

MDM kan verschillende taken ondersteunen.

Apparaten registreren

Apparaten worden toegevoegd aan een beheeromgeving. Daardoor ontstaat overzicht.

U ziet bijvoorbeeld welke laptops, smartphones en tablets onderdeel zijn van de organisatie.

Beveiligingsbeleid toepassen

Met MDM kunnen beveiligingsregels worden toegepast.

Denk aan:

• verplichte pincode;
• schermvergrendeling;
• encryptie;
• minimale softwareversie;
• updatebeleid;
• beveiligde toegang.

Apps beheren

Organisaties kunnen zakelijke apps beschikbaar stellen of beheren.

Voorbeelden:

• Outlook;
• Teams;
• OneDrive;
• Microsoft Authenticator;
• bedrijfsapps.

Toegang beperken

Een apparaat dat niet voldoet aan beveiligingsbeleid kan beperkte toegang krijgen of worden geblokkeerd.

Apparaten blokkeren of wissen

Bij verlies, diefstal of uitdiensttreding kan een organisatie ingrijpen. Afhankelijk van de inrichting kunnen apparaten worden geblokkeerd of kunnen zakelijke gegevens worden verwijderd.

Welke apparaten vallen onder MDM?

MDM wordt vaak geassocieerd met smartphones, maar het onderwerp is breder.

Smartphones

Smartphones geven vaak toegang tot e-mail, agenda, Teams, MFA en documenten.

Daarom zijn ze belangrijk binnen apparaatbeheer.

Tablets

Tablets worden veel gebruikt in zorg, bouw, verkoop, onderwijs, logistiek en buitendienst.

Ook tablets kunnen toegang geven tot bedrijfsgegevens.

Laptops

Moderne MDM-oplossingen kunnen ook laptops beheren, zoals Windows-laptops en MacBooks.

Privéapparaten

Wanneer medewerkers hun eigen apparaat gebruiken voor werk, spreken we vaak over BYOD.

MDM kan hierbij helpen, maar privacy en afspraken zijn dan extra belangrijk.

Wat is het verschil tussen MDM en Intune?

MDM is het concept.

Microsoft Intune is een oplossing waarmee MDM kan worden uitgevoerd.

Met andere woorden:

MDM beschrijft wat u wilt doen: apparaten centraal beheren.

Intune is een platform waarmee u dat kunt doen binnen de Microsoft-omgeving.

Voor MKB-bedrijven die al Microsoft 365 gebruiken, is Intune vaak een logische MDM-oplossing.

Wat is het verschil tussen MDM en MAM?

MDM en MAM lijken op elkaar, maar ze zijn niet hetzelfde.

MDM beheert apparaten

Bij MDM ligt de nadruk op het apparaat zelf.

Voorbeelden:

• apparaat registreren;
• instellingen afdwingen;
• apparaat wissen;
• pincode verplichten;
• encryptie controleren.

MAM beheert apps en gegevens

MAM staat voor Mobile Application Management.

Hierbij ligt de nadruk op zakelijke apps en zakelijke gegevens binnen die apps.

Voorbeelden:

• zakelijke data in Outlook beschermen;
• kopiëren naar privéapps beperken;
• zakelijke gegevens uit apps verwijderen;
• appbeleid toepassen zonder het hele apparaat te beheren.

Voor BYOD is MAM vaak interessant, omdat het zakelijke gegevens kan beschermen zonder het privéapparaat volledig over te nemen.

MDM en Microsoft 365

Veel MKB-bedrijven gebruiken Microsoft 365 voor e-mail, documenten en samenwerking.

Denk aan:

• Outlook;
• Teams;
• OneDrive;
• SharePoint;
• Microsoft Authenticator.

Maar Microsoft 365 alleen geeft niet automatisch volledig beheer over de apparaten die toegang hebben.

MDM vult dat gat op.

Met MDM kunt u beter bepalen onder welke voorwaarden apparaten toegang krijgen tot Microsoft 365 en bedrijfsgegevens.

MDM en BYOD

BYOD betekent Bring Your Own Device.

Medewerkers gebruiken dan hun eigen smartphone, tablet of laptop voor werk.

Dat kan handig zijn, maar brengt ook vragen met zich mee.

Bijvoorbeeld:

• Mag bedrijfsdata op privéapparaten staan?
• Wat mag de werkgever beheren?
• Hoe wordt privacy beschermd?
• Wat gebeurt er bij verlies?
• Wat gebeurt er bij uitdiensttreding?

MDM kan helpen, maar moet bij BYOD zorgvuldig worden ingezet. Soms is appbeheer geschikter dan volledig apparaatbeheer.

Waarom is MDM relevant voor het MKB?

Veel kleinere organisaties denken dat MDM vooral iets is voor grote bedrijven.

Dat is niet juist.

Juist MKB-bedrijven hebben vaak weinig tijd voor handmatig apparaatbeheer. Als apparaten niet centraal worden beheerd, ontstaat al snel onduidelijkheid.

MDM is relevant wanneer:

• meerdere medewerkers mobiel werken;
• smartphones worden gebruikt voor zakelijke e-mail;
• laptops mee naar huis gaan;
• privéapparaten toegang hebben;
• Microsoft 365 breed wordt gebruikt;
• beveiliging belangrijker wordt;
• apparaten niet goed in beeld zijn.

Een eenvoudige MDM-inrichting kan al veel verschil maken.

Praktijkvoorbeeld

Stel dat een medewerker een privételefoon gebruikt voor Outlook en Teams.

De medewerker verliest deze telefoon.

Zonder MDM of appbeheer is niet altijd duidelijk:

• of zakelijke gegevens op het toestel staan;
• of de telefoon beveiligd is;
• of de toegang snel kan worden ingetrokken;
• of zakelijke data verwijderd kan worden.

Met goed ingericht apparaatbeheer kan de organisatie sneller handelen.

Dat beperkt risico’s.

Veelvoorkomende situaties waarin MDM helpt

Nieuwe medewerker

Een nieuwe medewerker krijgt een laptop en smartphone.

Met MDM kunnen basisinstellingen automatisch worden toegepast.

Verloren apparaat

Een telefoon of laptop raakt kwijt.

Met MDM kan toegang worden geblokkeerd of kunnen zakelijke gegevens worden verwijderd.

Uitdiensttreding

Een medewerker vertrekt.

Met MDM kan worden gecontroleerd welke apparaten nog gekoppeld zijn.

Beveiligingsbeleid

De organisatie wil verplichten dat apparaten een pincode, encryptie en updates gebruiken.

MDM maakt dit centraal beheersbaar.

Overzicht

De organisatie wil weten welke apparaten toegang hebben tot Microsoft 365.

MDM geeft meer inzicht.

Veelgemaakte fouten bij MDM

Te laat beginnen

Veel organisaties starten pas met MDM nadat er een incident is geweest.

Geen beleid maken

Techniek zonder afspraken zorgt voor verwarring.

Alles tegelijk willen beheren

Een goede MDM-inrichting begint vaak met de belangrijkste risico’s.

Geen aandacht voor gebruikers

Medewerkers moeten begrijpen wat er verandert en waarom.

BYOD verkeerd aanpakken

Bij privéapparaten moet rekening worden gehouden met privacy en proportionaliteit.

Geen periodieke controle

Apparaten, gebruikers en risico’s veranderen. MDM moet daarom regelmatig worden gecontroleerd.

Wanneer heeft u MDM nodig?

MDM wordt interessant zodra apparaten toegang hebben tot bedrijfsgegevens en u daar grip op wilt houden.

Dat geldt vooral wanneer:

• medewerkers buiten kantoor werken;
• zakelijke e-mail op smartphones staat;
• laptops mee naar huis gaan;
• Teams en OneDrive mobiel gebruikt worden;
• privéapparaten worden toegestaan;
• er geen actueel apparatenoverzicht is;
• beveiligingsbeleid centraal moet worden afgedwongen.

Als een of meer van deze situaties herkenbaar zijn, is MDM waarschijnlijk relevant.

Hoe begint u met MDM?

Begin niet direct met techniek.

Start met overzicht.

Breng in kaart:

• welke apparaten in gebruik zijn;
• welke apparaten zakelijk of privé zijn;
• welke gebruikers toegang hebben;
• welke Microsoft 365-licenties actief zijn;
• welke beveiligingsmaatregelen al bestaan;
• welke risico’s het belangrijkst zijn.

Daarna kunt u bepalen welke MDM-oplossing past.

Voor Microsoft-omgevingen is Microsoft Intune vaak een logische keuze.

Checklist: bent u klaar voor MDM?

Wilt u weten of uw organisatie klaar is voor Mobile Device Management?

Gebruik dan de MDM Implementatie Checklist.

Deze checklist helpt bij het controleren van:

• apparaten;
• gebruikers;
• beleid;
• beveiligingsinstellingen;
• Microsoft 365;
• Intune;
• MDM en MAM;
• BYOD;
• procedures bij verlies;
• beheerafspraken.

Download de MDM Implementatie Checklist

Conclusie

MDM helpt organisaties om grip te krijgen op smartphones, tablets en laptops die toegang hebben tot bedrijfsgegevens.

Voor MKB-bedrijven is dat steeds belangrijker. Medewerkers werken mobieler, gebruiken meerdere apparaten en hebben toegang tot Microsoft 365 vanaf verschillende locaties.

Zonder centraal beheer ontstaat risico op datalekken, onduidelijkheid en extra beheerwerk.

Met een goede MDM-inrichting wordt mobiel werken veiliger, overzichtelijker en beter beheersbaar.